Predstavte si toto:

V pondelok ráno otvoríte e-mail a čaká vás desať nových faktúr. Niektoré už boli preposlané viackrát, pri iných chýbajú prílohy, dve majú nesprávny formát a jedna sa niekam „záhadne stratila“. Zatiaľ čo sa snažíte dopátrať k tomu, kto ju má vlastne schváliť, čas beží a platobný termín sa nebezpečne blíži. Znie vám to povedome?

Práve tu prichádza na scénu Invoic.IQ. Moderný softvér na schvaľovanie faktúr postavený na riešení Microsoft SharePoint Online, ktoré celý proces zjednoduší, zrýchli a spraví ho takmer bezchybným.

Menej chýb, viac efektivity

Automatizácia s Invoic.IQ dokáže odstrániť opakujúce sa manuálne úlohy. Naše riešenie v prostredí SharePoint Online zabezpečí, že faktúry sa po nahratí automaticky dostanú k správnym ľuďom podľa prednastavených pravidiel. Každá zmena stavu sa zaznamenáva, takže máte k dispozícii úplnú históriu spracovania.
Výsledok? Rýchlejšie schvaľovanie, menej stratených dokumentov a výrazné zníženie chybovosti.

Jednoduché nahrávanie a intuitívne schvaľovanie

Nahratie faktúry je otázkou niekoľkých kliknutí. Schvaľovatelia ju vidia okamžite spolu so všetkými potrebnými informáciami na jednom mieste – bez nutnosti otvárať viacero súborov či prehľadávať e-mailovú schránku.

Rozhodovanie je jednoduché: schváliť, zamietnuť alebo vrátiť s komentárom. Transparentnosť celého procesu sa tým výrazne zvyšuje.

Procesy na mieru pre vašu organizáciu

Každá firma má vlastné pravidlá. V tomto riešení si ľahko nastavíte:

  • poradie schvaľovacích krokov,
  • počet zapojených rolí,
  • výnimky podľa sumy alebo typu faktúry.

Potrebujete napríklad špeciálne schválenie pre investičné faktúry nad 10 000 €? Alebo chcete pri drobných nákupoch preskočiť niektoré kroky? Stačí upraviť pravidlo – bez zásahu IT oddelenia

Prehľadné reporty a analýzy

Finančné oddelenie aj manažment majú vždy k dispozícii aktuálne dáta, ako napríklad:

  • celkové náklady podľa dodávateľov, oddelení alebo časových období,
  • rýchlosť schvaľovania jednotlivých osôb,
  • stav faktúr (čakajúce, schválené, zamietnuté).

Údaje môžete jednoducho exportovať do Excelu alebo vizualizovať v Power BI. Výhodou je rýchle rozhodovanie, lepšia kontrola cash flow a odhalenie úzkych miest v procese.

Bezpečné riešenie v cloude

Integrácia v rámci Microsoft 365 prináša:

  • vysokú úroveň bezpečnosti a ochrany údajov v súlade s GDPR,
  • automatické aktualizácie a zálohovanie bez starostí,
  • prístup z počítača aj mobilu, odkiaľkoľvek,
  • možnosť jednoduchého škálovania pri raste firmy.
Novinky Novinky Novinky

Hlavné benefity:

  • nižšia administratívna záťaž,
  • rýchlejšie a spoľahlivejšie schvaľovanie,
  • kompletný prehľad o nákladoch a stave faktúr,
  • lepšia kontrola nad cash flow,
  • flexibilita bez závislosti na IT oddelení.

Ak chcete zmeniť schvaľovanie faktúr zo zdĺhavého maratónu na rýchly a prehľadný proces, Invoic.IQ vám ponúka ideálne riešenie. Kontaktujte náš tím špecialistov, ktorý sa o vás s radosťou postará.