Digitalizácia a schvaľovanie faktúr v SharePoint Online

Spracovanie dodávateľských faktúr patrí medzi najčastejšie administratívne procesy vo firmách. Napriek tomu mnoho organizácií stále funguje na princípe e-mailov, Excel tabuliek alebo papierového schvaľovania, ktoré spomaľuje prácu, zvyšuje riziko chýb a komplikuje kontrolu nad dokumentmi.

Moderné firmy dnes hľadajú spôsob, ako schvaľovanie faktúr zjednodušiť, zrýchliť a zároveň zabezpečiť lepší prehľad nad finančnými procesmi. Riešením je digitalizácia a schvaľovanie faktúr v SharePoint Online, ktoré spoločnosť Evosolutions prináša prostredníctvom systému Invoice.IQ.

Invoice.IQ je moderné cloudové riešenie postavené na platforme Microsoft SharePoint Online, ktoré umožňuje automatizované schvaľovanie faktúr, jednoduchú správu dokumentov a plnú kontrolu nad schvaľovacím procesom.

Koniec papierovým faktúram a e-mailovým chaosom

V mnohých firmách stále prebieha schvaľovanie faktúr manuálne. Faktúry sa posielajú e-mailom medzi oddeleniami, tlačia sa na podpis alebo sa dohľadávajú v rôznych priečinkoch. Takýto proces je pomalý, neprehľadný a často vedie k stratám dokumentov alebo oneskoreným platbám.

Digitalizácia pomocou SharePoint Online prináša centralizované riešenie, kde sú všetky faktúry dostupné na jednom mieste spolu s históriou schválení, komentármi a aktuálnym stavom procesu.

Najčastejšie problémy manuálneho schvaľovania:

  • strata faktúr alebo príloh,
  • nejasný stav schvaľovania,
  • zdĺhavé schvaľovacie procesy,
  • manuálne prepisovanie údajov,
  • zbytočné e-mailové komunikácie,
  • komplikované dohľadávanie dokumentov.

Invoice.IQ: Moderné riešenie pre SharePoint Online

Invoice.IQ je cloudový systém navrhnutý špeciálne pre firmy, ktoré chcú mať schvaľovanie faktúr pod kontrolou bez potreby komplikovaných implementácií alebo vývoja vlastného riešenia.

Riešenie je plne integrované do prostredia Microsoft 365 a funguje priamo v SharePoint Online. To znamená jednoduché nasadenie, vysokú bezpečnosť a možnosť využívať existujúce Microsoft prostredie vo firme.

Hlavné výhody systému Invoice.IQ:

  • automatizované schvaľovanie faktúr,
  • jednoduché nahrávanie dokumentov,
  • prehľadný dashboard a reporting,
  • flexibilné workflowy podľa potrieb firmy,
  • história schválení a audit procesov,
  • bezpečné cloudové riešenie v Microsoft 365.

Zníženie chybovosti a vyššia efektivita

Jednou z najväčších výhod digitalizácie faktúr je odstránenie manuálnych krokov, ktoré často spôsobujú chyby alebo zdržania. Invoice.IQ automaticky smeruje faktúry správnym schvaľovateľom podľa pravidiel definovaných vo firme.

Každá zmena stavu faktúry sa zaznamenáva a celý proces je plne dohľadateľný. Manažéri aj účtovné oddelenie majú okamžitý prehľad o tom, ktoré faktúry čakajú na schválenie, kto ich aktuálne spracováva a kde vznikajú prípadné zdržania.

Výsledkom je:

  • menej administratívnych chýb,
  • rýchlejšie schvaľovanie faktúr,
  • nižšie riziko oneskorených platieb,
  • lepšia kontrola cash flow,
  • vyššia transparentnosť procesov.

Jednoduché nahrávanie a intuitívne schvaľovanie

Používanie systému je navrhnuté tak, aby bolo jednoduché aj pre bežných používateľov bez technických znalostí. Faktúru stačí nahrať do systému a automatizovaný workflow zabezpečí ďalšie kroky schvaľovania.

Schvaľovatelia majú okamžite prístup ku všetkým potrebným údajom vrátane príloh, komentárov, histórie zmien a finančných detailov faktúry.

Schvaľovatelia môžu:

  • faktúru schváliť,
  • zamietnuť,
  • vrátiť na doplnenie,
  • pridať komentár alebo poznámku,
  • sledovať históriu procesu.

To výrazne zrýchľuje rozhodovanie a eliminuje chaos spôsobený e-mailovou komunikáciou.

Flexibilné workflowy podľa potrieb firmy

Každá organizácia má vlastné interné pravidlá a schvaľovaciu hierarchiu. Invoice.IQ preto umožňuje nastaviť workflow presne podľa požiadaviek firmy.

Schvaľovací proces môže obsahovať viac úrovní, rôzne role, pravidlá podľa výšky sumy alebo špecifické schvaľovanie pre konkrétne typy faktúr.

Firma si môže nastaviť napríklad:

  • schvaľovanie podľa oddelení,
  • schvaľovanie podľa finančných limitov,
  • viacúrovňové workflowy,
  • automatické preskakovanie krokov,
  • špecifické procesy pre investičné faktúry.

Všetko bez potreby zásahu do zdrojového kódu alebo náročného IT vývoja.

Prehľadné reporty a okamžité dáta

Manažment a finančné oddelenie potrebujú mať aktuálny prehľad nad schvaľovaním faktúr a finančnými procesmi. Invoice.IQ ponúka prehľadné dashboardy a reporty, ktoré zobrazujú stav faktúr v reálnom čase.

Firmy získavajú prehľad o:

  • celkových nákladoch podľa dodávateľov alebo oddelení,
  • aktivite jednotlivých schvaľovateľov,
  • faktúrach čakajúcich na schválenie,
  • zamietnutých alebo oneskorených dokumentoch,
  • efektivite interných procesov.

Údaje je možné exportovať do Excelu alebo prepojiť s Power BI pre pokročilú analýzu a reporting.

Bezpečné cloudové riešenie v Microsoft 365

Invoice.IQ funguje v prostredí Microsoft 365, čo prináša vysokú úroveň bezpečnosti, spoľahlivosti a dostupnosti.

Výhody cloudového riešenia:

  • bezpečné uloženie dát v Microsoft cloude,
  • automatické aktualizácie a zálohovanie,
  • prístup odkiaľkoľvek a z akéhokoľvek zariadenia,
  • vysoká dostupnosť systému,
  • škálovanie podľa rastu firmy,
  • súlad s bezpečnostnými štandardmi Microsoft 365.

Moderné schvaľovanie faktúr bez zbytočnej administratívy

Digitalizácia a schvaľovanie faktúr v SharePoint Online predstavuje praktický krok k modernejšiemu fungovaniu firmy. Riešenie Invoice.IQ od spoločnosti Evosolutions pomáha organizáciám odstrániť papierové procesy, zrýchliť schvaľovanie a získať lepší prehľad nad finančnými dokumentmi.

Vďaka integrácii s Microsoft 365, flexibilným workflowom a intuitívnemu používaniu získava firma efektívny systém pripravený na digitálnu budúcnosť.