Máte iba aktivačný kľúč k softvéru? Pri licenčnom audite to nemusí stačiť

Výhodná cena softvéru môže byť pre firmu zaujímavá. Pri nákupe Microsoft Office, Windows, Windows Server alebo ďalšieho podnikového softvéru však nie je dôležité iba to, či produkt možno úspešne aktivovať.

Aktivačný kľúč a licencia totiž nie sú to isté. Pre firemného zákazníka je podstatné najmä to, či vie preukázať oprávnenie daný softvér používať a či má k jeho nadobudnutiu zodpovedajúcu dokumentáciu. Tento rozdiel môže byť mimoriadne dôležitý najmä pri softvérovom alebo licenčnom audite.

Aktivačný kľúč nie je to isté ako softvérová licencia

Tento rozdiel si môžeme predstaviť veľmi jednoducho. Kľúč od vozidla vám umožní vozidlo odomknúť a naštartovať. Samotný kľúč však ešte nie je dokladom o tom, komu vozidlo patrí.

Podobné je to pri softvéri. Produktový alebo aktivačný kľúč môže umožniť aktiváciu konkrétneho produktu, ale pri firemnom používaní je potrebné rozlišovať medzi technickou aktiváciou a oprávnením softvér používať.

Práve preto by firmy pri nákupe softvéru nemali hodnotiť ponuku iba podľa ceny alebo podľa toho, ako rýchlo dostanú aktivačný kľúč e-mailom.

Prečo je dokumentácia pri druhotnom softvéri dôležitá?

Druhotný softvér môže byť pre firmy veľmi efektívnym spôsobom, ako znížiť náklady na IT infraštruktúru. Pri správne realizovanom nákupe môže podnik získať potrebné softvérové licencie za podstatne výhodnejších podmienok než pri nákupe nových licencií.

Cena však nemá byť jediným kritériom. Dôležitou súčasťou profesionálneho dodania druhotnej licencie je aj dokumentácia, ktorá umožňuje preukázať jej pôvod a spôsob nadobudnutia.

V závislosti od konkrétneho licenčného modelu môže dokumentácia zahŕňať napríklad:

• doklad o nadobudnutí licencie,
• informácie o pôvode licencie,
• dokumentáciu preukazujúcu prevod licenčných práv,
• vyhlásenie predchádzajúceho používateľa o ukončení používania príslušnej licencie,
• identifikáciu konkrétneho produktu, edície a licenčného rozsahu,
• ďalšie dokumenty potrebné vzhľadom na konkrétny typ licencie.

Rozsah potrebnej dokumentácie sa môže pri jednotlivých produktoch a licenčných modeloch líšiť. Preto je pri firemnom nákupe vhodné riešiť licencovanie s dodávateľom, ktorý pozná nielen samotný produkt, ale aj pravidlá jeho prevodu.

Čo môže odhaliť softvérový audit vo firme?

Licenčný audit nemusí riešiť iba otázku, či je Windows alebo Microsoft Office na konkrétnom počítači aktivovaný. Predmetom kontroly môže byť aj to, či počet a typ používaných licencií zodpovedá skutočnému nasadeniu softvéru v organizácii.

Medzi časté oblasti, ktoré si firmy potrebujú skontrolovať, patria:

• počet nainštalovaných zariadení a počet zakúpených licencií,
• správna edícia používaného softvéru,
• licencovanie Windows Servera podľa príslušného modelu,
• potrebný počet používateľských alebo zariadenových CAL licencií,
• licencovanie SQL Servera,
• pôvod a dokumentácia k druhotným licenciám,
• súlad reálneho používania softvéru s rozsahom nadobudnutých oprávnení.

Najčastejší problém? Firma nakúpila iba lacné produktové kľúče

Na internete možno nájsť množstvo ponúk, v ktorých je Microsoft Office, Windows alebo iný softvér dostupný za mimoriadne nízku cenu. Zákazník zaplatí, o niekoľko minút dostane e-mailom produktový kľúč a softvér sa úspešne aktivuje.

Z technického pohľadu môže všetko fungovať bez problémov. Otázka však znie: čo firma dostala okrem samotného aktivačného kľúča?

Ak dodávateľ nevie poskytnúť primerané informácie o licencii a jej pôvode, môže sa problém prejaviť až neskôr – napríklad pri internej kontrole, licenčnom audite, due diligence, certifikácii alebo pri predaji spoločnosti.

Ako nakupovať druhotný softvér bezpečnejšie?

Pri obstarávaní druhotných licencií pre firmu odporúčame ešte pred objednávkou preveriť niekoľko základných otázok.

1. Čo presne kupujeme?
   Overte si produkt, verziu, edíciu, jazykové možnosti a rozsah licencie.
2. Aký je pôvod licencie?
   Dodávateľ by mal vedieť vysvetliť pôvod ponúkanej licencie a spôsob, akým bola uvedená na trh.
3. Aké dokumenty dostaneme?
   Pred objednávkou sa informujte, aká dokumentácia bude súčasťou dodania.
4. Zodpovedá licencia nášmu spôsobu používania?
   Iné požiadavky môže mať kancelársky počítač a iné serverová infraštruktúra s desiatkami používateľov.
5. Vie nám dodávateľ pomôcť s licenčným návrhom?
   Pri serverových produktoch alebo väčšom počte pracovných staníc môže správny návrh licencovania ušetriť firme značné náklady.

Druhotný softvér a legislatíva Európskej únie

Možnosť ďalšieho prevodu určitých softvérových licencií v rámci Európskej únie súvisí s princípom vyčerpania distribučného práva.

Významným rozhodnutím v tejto oblasti je rozsudok Súdneho dvora Európskej únie vo veci C-128/11 UsedSoft GmbH proti Oracle International Corp. Súdny dvor sa v tomto rozhodnutí zaoberal aj ďalším predajom časovo neobmedzených licencií na používanie počítačového programu.

V praxi však nemožno každú softvérovú licenciu automaticky považovať za voľne prevoditeľnú. Vždy je potrebné posudzovať konkrétny produkt, spôsob jeho pôvodného nadobudnutia, licenčný model a ďalšie okolnosti.

Poznámka: Tento článok má informačný charakter a nepredstavuje právne stanovisko. Pri individuálnych právnych alebo licenčných otázkach odporúčame posúdenie konkrétneho prípadu.

Čo robiť, ak už vo firme používate licencie bez dostatočnej dokumentácie?

V prvom rade je vhodné zistiť skutočný stav. Nie je potrebné robiť unáhlené zmeny v IT infraštruktúre bez toho, aby ste vedeli, čo presne máte nakúpené a čo dokážete zdokumentovať.

Odporúčame pripraviť si najmä:

• faktúry za nákup softvéru,
• objednávky a zmluvy,
• e-mailovú komunikáciu s pôvodným dodávateľom,
• licenčné certifikáty alebo inú dodanú dokumentáciu,
• zoznam používaného softvéru a zariadení,
• informáciu o počte používateľov serverových systémov.

Následne možno porovnať reálny stav používaného softvéru s dostupnými licenčnými dokladmi a identifikovať prípadné nedostatky.

Prevencia je lacnejšia ako riešenie problémov počas auditu

Najlepší čas na kontrolu licencií nie je deň, keď spoločnosť dostane požiadavku na ich preverenie. Oveľa jednoduchšie je vyriešiť licenčnú dokumentáciu už pri samotnom nákupe.

Pri výbere dodávateľa druhotného softvéru sa preto neoplatí porovnávať iba cenu jedného aktivačného kľúča. Dôležité je posudzovať celú dodávku – licenciu, jej pôvod, dokumentáciu a odbornú podporu.

Často kladené otázky

Je produktový kľúč to isté ako licencia?

Nie. Produktový kľúč je technický prvok používaný pri aktivácii produktu. Licenčné oprávnenie určuje, za akých podmienok je používateľ oprávnený softvér používať. Pri firemnom nákupe je preto dôležitá aj príslušná licenčná dokumentácia.

Sú druhotné softvérové licencie legálne?

Obchodovanie s určitými druhotnými licenciami môže byť za splnenia príslušných podmienok v rámci EÚ v súlade s princípom vyčerpania distribučného práva. Významným rozhodnutím v tejto oblasti je rozsudok Súdneho dvora EÚ C-128/11 UsedSoft vs. Oracle. Pri každej dodávke je však potrebné posudzovať konkrétny typ licencie a okolnosti jej nadobudnutia.

Prečo sú druhotné licencie lacnejšie?

Ide o licencie, ktoré boli už v minulosti nadobudnuté a za splnenia príslušných podmienok sú ďalej prevedené na nového používateľa. Firma tak nemusí vždy kupovať úplne novú licenciu za aktuálnu cenu výrobcu.

Čo mám od predajcu druhotnej licencie požadovať?

Pred nákupom sa informujte o pôvode licencie, jej presnom type, rozsahu oprávnenia a dokumentácii, ktorú spolu s licenciou dostanete. Pri väčšom firemnom nákupe odporúčame preveriť aj to, či zvolený licenčný model zodpovedá vašej infraštruktúre.

Čo ak už používame softvér kúpený iba ako produktový kľúč?

Skontrolujte dokumentáciu, ktorú ste pri nákupe dostali, a porovnajte ju so skutočným stavom nasadenia softvéru. Pri väčšom počte zariadení alebo serverových licenciách je vhodné vykonať internú licenčnú kontrolu ešte pred tým, ako vznikne potreba riešiť externý audit.